Infopakket aanvragen digitale toetsen

Om tegemoet te komen aan de vragen die er binnen academies leven ten aanzien van het aanvragen van digitaal toetsen, is dit informatiepakket ontwikkeld. Hierin staat beschreven  welke stappen ondernomen moeten worden om deze toets op een veilige manier af te nemen?

Binnen Avans Hogeschool wordt gebruik gemaakt van verschillende soorten digitale toetsen die via diverse softwarepakketten worden afgenomen. De procedures voor deze toetsen zijn daarom niet altijd gelijk. In onderstaand document zijn zes verschillende digitale toetsen uitgewerkt. Per digitale toets staat beschreven wie er betrokken zijn, wat het LIC verwacht van de academies en wat de academies mogen verwachten van het LIC.

De zes mogelijke digitale toetsen zijn:
1. Blackboard toetsen
2. Hogeschooltaal toetsen
3. Mediaplus – office toetsen
4. Toetsen via een eigen netwerk (programmeren, cad/cam)
5. Landelijke (PABO) toetsen
6. Een combinatie van Excel/Word/SPSS etc. met Blackboard

Via het klikken op één van de bovenstaande linken in combinatie met het ingedrukt houden van de CTRL-toets, kom je direct op de juiste pagina.

Uitgangspunt voor het aanvragen van digitale toetsen bij het LIC is het besluit van het CvB:
Voor alle
summatieve digitale toetsen moet per periode per toets op voorhand groen licht worden gegeven.

Voor alle digitale toetsen geldt dat het gebruik van Kurzweil vraagt om extra beveiligingsmaatregelen. Het LIC adviseert om hierover vooraf contact op te nemen met de examencommissies van de betrokken opleidingen.

1.     Toetsen die via Blackboard worden afgenomen

Wat verwacht het LIC van de academies:

·         Bereikbaarheid van een verantwoordelijke docent, een eLCO en een examencommissielid tijdens de toets.

·         De eLCO geeft aan het LIC (Eky Fioole en Chantal Kiens) door op welke datum en tijdstip er een toets is gepland is. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Gebruik voor de aanvraag van de toets het schema in bijlage 1.

·         De eLCO moet weet hebben van de toets (wat is de begin- en eindtijd, locatie en wie is de verantwoordelijke docent).

·         De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.

·         De eLCO zorgt ervoor dat er een wachtwoord op de Lockdown Browser is ingesteld en dat dit wachtwoord op een correcte manier (hoofd/kleine letters) is doorgegeven aan de tentamenorganisatie.

·         De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.

·         Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.

Wat mogen de academies van het LIC verwachten:

·         Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen voldoende veilig zijn. 

·         Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:

-       Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.

-       Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.

-       Rood licht: de toets is niet veilig.

·         Het LIC onderhoudt de kennis rond digitaal toetsen en de beschikbare beveiliging en schoolt waar nodig de eLCO’s.

2.     Hogeschooltaal

Wat verwacht het LIC van de academies:

·         Aanwezigheid van een contactpersoon

·         De contactpersoon vanuit de academie geeft aan het LIC door op welke datum en tijdstip er een toets is gepland door een mailtje te sturen aan onlinetaalsupport@avans.nl met een cc aan Chantal Kiens. Het LIC moet 2 weken voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1.

·         De contactpersoon stuurt uiterlijk 1 week voor aanvang van de toets een lijst met ingeschreven studenten in de vorm van een Excel bestand. In deze lijst zijn opgenomen: studentnummer, voornaam, achternaam en eventueel toegekende extra tijd.

·         De contactpersoon geeft door om welke toets het gaat, het niveau van de toets en de begin- en eindtijd van de toets.

·         De contactpersoon ziet er op toe dat de studenten een instructie krijgen over het gebruik van het programma en wat er van hen wordt verwacht om aan de eisen te voldoen.

·         De contactpersoon ziet er op toe dat de aanwijzingen voor de student en de surveillant die het LIC stuurt, worden gekopieerd en in de examenenveloppen worden gestopt.

·         De contactpersoon verwerkt de resultaten van de toetsen in Osiris.

·         De contactpersoon ziet toe op de verspreiding van de behaalde certificaten.


Wat mogen de academies van het LIC verwachten:

·         Het LIC stelt de toets beschikbaar voor de studenten die zijn aangemeld door de contactpersoon.

·         Het LIC verstuurt uiterlijk 1 week voor aanvang van de toets een handleiding voor het maken van de toets voor studenten en voor surveillanten.

·         Tijdens de toets is een medewerker van het LIC telefonisch beschikbaar.

·         Het LIC verstuurt 3 werkdagen na het afnemen van de toets de definitieve toets-scores.

·         Het LIC stuurt een Excel bestand met studenten die in aanmerking komen voor een Hogeschooltaal-certificaat naar het secretariaat van Hogeschooltaal..


3.     Mediaplus – Office toetsen

Wat verwacht het LIC van de academies:

·         Aanwezigheid van een contactpersoon.

·         De contactpersoon geeft aan het LIC door op welke datum en tijdstip er een toets is gepland door een mailtje te sturen aan onlinetraining@avans.nl met een cc aan Chantal Kiens. Het LIC moet 2 weken voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1.

·         De contactpersoon stuurt uiterlijk 2 weken voor aanvang van de toets een lijst met ingeschreven studenten in de vorm van een Excel bestand. In de lijst zijn opgenomen: studentnummer, voornaam, achternaam en eventueel toegekende extra tijd.

·         De contactpersoon geeft door om welke toets het gaat en de begin- en eindtijd van de toets.

·         De contactpersoon ziet er op toe dat de studenten een instructie krijgen over het gebruik van het programma en wat er van hen wordt verwacht om aan de eisen te voldoen.

·         De contactpersoon ziet er op toe dat de aanwijzingen voor de student en de surveillant die het LIC stuurt, worden gekopieerd en in de examenenveloppen worden gestopt.

·         De contactpersoon verwerkt de resultaten van de toetsen in Osiris.


Wat mogen de academies van het LIC verwachten?

·         Het LIC stelt de toets beschikbaar voor de studenten die zijn aangemeld door de contactpersoon.

·         Het LIC verstuurt uiterlijk 1 week voor aanvang van de toets een handleiding voor het maken van de toets voor studenten en voor surveillanten.

·         Tijdens de toets is een medewerker van het LIC telefonisch beschikbaar.

·         Het LIC geeft de contactpersoon aanwijzingen voor het ophalen van de toets-scores uit het systeem.

4.     Toetsen via een eigen netwerk (programmeren, cad/cam)

Wat verwacht het LIC van de academies:

·         Bereikbaarheid van de verantwoordelijke docent

·         De contactpersoon vanuit de academie vraagt de toets aan bij het LIC (Eky Fioole en Chantal Kiens) met vermelding van de datum en het tijdstip waarop de toets wordt afgenomen. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1.

·         De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.

·         De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.

·         Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.


Wat mogen de academies van het LIC verwachten:

·         Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen afdoende beveiligd zijn. 

·         Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:

-       Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.

-       Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.

-       Rood licht: de toets is niet veilig.

5.     Landelijke (PABO) toetsen

Wat verwacht het LIC van de academies:

·         Bereikbaarheid van de verantwoordelijke docent, eLCO of een contactpersoon tijdens de toets.

·         De eLCO geeft aan het LIC (Eky Fioole en Chantal Kiens) door op welke datum en tijdstip er een toets is gepland. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1.

·         De eLCO moet weet hebben van de toets (wat is de begin- en eindtijd, locatie en wie is de verantwoordelijke docent).

·         De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.

·         De contactpersoon zorgt voor de verspreiding van inlognamen en wachtwoorden onder de studenten die zich hebben ingeschreven voor deze toetsen.

·         De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.

·         Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.


Wat mogen de academies van het LIC verwachten:

·         Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen genoeg geborgd kunnen worden. 

·         Het LIC geeft binnen één werkdag reactie op de aanvraag. Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:

-       Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.

-       Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.

-       Rood licht: de toets is niet veilig.

·         Het LIC houdt de kennis up to date en geeft de mogelijkheid om eLCO’s te scholen.

6.     Digitale toetsen m.b.v. Excel/Word/SPSS etc., eventueel in combinatie met Blackboard

Het gebruik van deze toetsen wordt door het LIC afgeraden, omdat de veiligheid van deze toetsen minder goed geborgd kan worden.

Wat verwacht het LIC van de academies:

·         Bereikbaarheid van de verantwoordelijke docent, een eLCO en een examencommissielid tijdens de toets.

·         De eLCO geeft aan het LIC (Eky Fioole en Chantal Kiens) door op welke datum en tijdstip er een toets is gepland. Het LIC moet 1 week voor de toetsdatum op de hoogte zijn van de geplande toets. Voor de aanvraag van de toets kan gebruik gemaakt worden van het schema in bijlage 1. .

·         De eLCO moet weet hebben van de toets (wat is de begin- en eindtijd, locatie en wie is de verantwoordelijke docent).

·         De academie geeft de studenten de gelegenheid om vooraf te oefenen met het programma in de opzet zoals ook tijdens het tentamen wordt gebruikt.

·         De eLCO zorgt voor een extra course waarin het tentamen wordt afgenomen, waarbij alleen de eLCO de studenten kan enrollen. De eLCO zorgt ervoor dat de studenten één dag voor aanvang van het tentamen enrollt zijn in de course.

·         De eLCO zorgt ervoor dat studenten die zichzelf te laat hebben ingeschreven 15 minuten voor de toets de mogelijkheid hebben zichzelf te enrollen middels een wachtwoord (dat alleen beschikbaar wordt gemaakt in het tentamenlokaal). Na 15 minuten verandert de eLCO de instellingen weer op enrollen via cursusleider/systeembeheerder.

·         De studenten leveren de toets in via  een Assignment.

·         De eLCO zorgt ervoor dat de tentamencourse is beveiligd met een wachtwoord en dat dit wachtwoord op een correcte manier (hoofd/kleine letters) is doorgegeven aan de tentamenorganisatie.

·         De academie voorziet in een plan B. Dit kan zijn het aanbieden van de toets op papier of het opnieuw plannen van de toets in overleg met de examencommissie.

·         Bij het corrigeren van het tentamen vindt er een check plaats waarbij het aantal studenten en de inlevertijd wordt gematcht met de gegevens op de presentielijst.


Wat mogen de academies van het LIC verwachten:

·         Het LIC controleert of de digitale toetsen die worden afgenomen genoeg geborgd kunnen worden. 

·         Het LIC reageert binnen één werkdag op de aanvraag met:

-       Groen licht: de toets kan veilig worden afgenomen.

-       Een advies over de maatregelen die nodig zijn om de toets alsnog veilig te kunnen afnemen. Er wordt nog geen groen licht gegeven.

-       Rood licht: de toets is niet veilig.

·         Het LIC houdt de kennis up to date en geeft de mogelijkheid om eLCO’s te scholen.


Bijlage 1:  Aanvraagformulier digitale toetsen

Aan

Eky Fioole/Chantal Kiens (LIC)

Met een cc naar:

Onlinetaalsupport(Hogeschooltaal)of onlinetraining(mediaplus) (LIC)

Servicedesk DIF

Blackboard Informatie (DIF)

Van

eLCO van de academie
Verantwoordelijke docent

Toets

Naam van de toets

Academie

Naam van de academie

Opleidingen

Naam/namen van de opleiding(en)

Kwartaal / Collegejaar

Kwartaal/collegejaar

Toetsmoment

1)     Eerste kans: datum en begin- en eindtijd

2)     Tweede kans: datum en begin- en eindtijd

Lokalen

Eerste kans

Lokalen

Tweede kans

Lokalen

   

Generieke checkvragen

Met welk doel wordt de toets afgenomen?

Summatief/formatief

Met welk toetsprogramma wordt de toets afgenomen?

Blackboard/Hogeschooltaal/Mediaplus/Eigen netwerk/Landelijke toetsen/ExcelWordSPSS etc. via Blackboard[1]

Aanspreekpunt academie tijdens afname toets?

1)     Naam verantwoordelijke docent + telefoonnummer

2)     Naam eLCO van de academie + telefoonnummer

3)     Naam examencommissie lid  + telefoonnummer

Plan B aanwezig?

Ja/nee

Papieren versie van de toets / Uitstellen tentamen i.o.m. de examencommissie

Beveiliging toets?

-         Via wachtwoord.

-         Via inzet van de LockDownBrowser

-         Toets is pas beschikbaar (via ingestelde klok) op starttijd toets.

Mailopties tijdens toets?

Gedurende toets is het niet mogelijk dat de student het toetsscherm verlaat. Als het toetsprogramma dit wel toelaat; hoe ga je zoveel mogelijk ondervangen dat studenten niet gaan e-mailen?

Toetsmiddel

Vaste computer/Laptop


Bijlage 2:  Checklist bij summatief digitaal toetsen
Binnen Avans wordt er gebruik gemaakt van verschillende summatieve digitale toetsen. Deze checklist is daarom verdeeld in een aantal generieke vragen en vragen die dieper ingaan op het gebruik van de toetsmodule in Blackboard en de daarbij in te stellen toetsopties.

Beantwoord de generieke vragen voor elke toets afzonderlijk:
* Met welk doel wordt de digitale toets afgenomen: formatief of summatief?
Is er ook een juiste relatie met de OER gelegd (vermelden van eventuele bonuspunten?)
* met welk toetsprogramma wordt de toets afgenomen? (Blackboard, Online Office/Online Taaltoetsen, eigen toetsen).
* Is de docent die verantwoordelijk is voor de toets beschikbaar tijdens de afname van de toets (inclusief telefoonnummer)?
* Is de eLCO beschikbaar tijdens de afname van de toets (inclusief telefoonnummer)?
* Is er tijdens de afname van de toets vanuit de academie/opleiding iemand beschikbaar, die zowel in kan grijpen bij problemen maar die ook kan/mag beslissen over de te nemen maatregelen (bijvoorbeeld de vertegenwoordiger van de examencommissie is bereikbaar is bij problemen).
* Heeft de academie/opleiding die digitaal toetst,  een ‘plan B’ (uitwijkoptie zoals een papieren editie van de toets) beschikbaar in het geval zich storingen voordoen bij de afname van een toets.
* Wordt de toets pas in het tentamenlokaal beschikbaar gesteld via het vrijgeven van een wachtwoord of een andere vorm van beveiliging?
* Zijn tijdens de afname van een toets de mailopties uitgeschakeld?

Gebruik van de toetsmodule van Blackboard:
In Blackboard bestaan 2 afgeschermde mogelijkheden om toetsen af te nemen, de test (voor toetsen) en het assignment (gericht op het maken van opdrachten). Beide opties kunnen zowel met een formatief als een summatief doel worden ingezet. De eisen die aan de beveiliging worden gesteld, kunnen daarmee verschillen. Nieuw in Blackboard is dat assignments (het inleveren van opdrachten) niet alleen individueel gemaakt kunnen worden, maar ook toegewezen kunnen worden aan een groep studenten.

Voor het inschatten van de risico’s gebruiken we bij Avans de volgende checklist:

§  wordt er gebruik gemaakt van het Assignment of de Testfunctie in Blackboard? Het gebruik van toetsdocumenten in Blackboard wordt sterk afgeraden. Hierbij gaat het om het plaatsen van documenten met daarin vragen/opgaven die gebruikt worden voor een toets.

§  Hoe zijn de toetsopties in Blackboard ingesteld? Bij summatieve toetsen of assignments gelden de volgende voorwaarden:

- de test (toets) of het assignment is voorzien van een datum/tijdslot in zowel het Learning System als in het bijbehorende gedeelte van het Content System.

-    De student mag de toets maar 1 x maken. Dit betekent echter dat er te allen tijde vanuit
     de academie een eLCO of docent bereikbaar is die bij storingen of problemen de toets
     opnieuw vrij kan geven.

-     Een Blackboardtoets wordt bij voorkeur uitgevoerd in combinatie met de
      LockDownBrowser. Door de inzet van deze beveiligingssoftware kan een student ten tijde
      van de toets geen andere applicaties of browsers opstarten. De LockDownBrowser werkt  
      echter alleen in combinatie met toetsen in Blackboard.

-      Een toets wordt voorzien van een wachtwoord. Deze wordt pas in de tentamenruimte bekend gemaakt door de surveillant. Wanneer er sprake is van meerdere toetsen of eenzelfde toets op meerdere momenten wordt afgenomen, dan wordt er per  toets(moment) een wachtwoord ingesteld.

Ten aanzien van de toetsorganisatie worden de volgende aspecten gecheckt:

·         Bij het aanmaken van een toets worden de volgende richtlijnen van Blackboard in acht genomen:

o    Avoid creating large exams involving many/complex questions and presented all at once. 

o    50 questions are a lot! 

o    Consider breaking them into smaller exams taken in sequence instead. 

o    Large exams also create much more server load when submitting the final exam, which can lead to failures due to application overload when groups of users submit at the same time - so when taking large in-classroom exams, please stagger the submissions. 

o    Train users to save their attempt every 10-15 minutes (but avoid too-frequent saves, which overload the application). 

o    Avoid randomized display order for exams using question-by-question display. 

o    When using random selection of questions from pools, keep the overall exam especially short.

·         Om problemen met de weergave van toetsen te voorkomen worden vragen en antwoordalternatieven zoveel mogelijk als platte tekst zonder opmaak ingevoerd in Blackboard. Na het klaar zetten van de toets dient men deze te openen om te controleren of alle vragen correct woorden weergegeven. Controleer dus ook of je daadwerkelijk alle vragen ziet.



[1] Streep door wat niet van toepassing is